Gestão e organização do escritório de Advocacia

A rotina dos escritórios de advocacia não envolve mais apenas a análise de processos e desenvolvimento de teses para a defesa de seus clientes. Ela vai muito mais além. Os advogados precisam lidar com uma nova função: a gestão e a organização do escritório.

O escritório de advocacia é uma empresa como qualquer outra. É preciso fazer o controle financeiro, cuidar do relacionamento com os clientes e prospectar. Além disso, o próprio exercício da atividade exige do advogado organização para lidar com os prazos dos processos.

Como esse assunto é importante – e nem sempre é ensinado nas faculdades de Direito – preparamos um artigo completo para você cuidar da gestão do seu escritório de Advocacia.

Abordaremos os seguintes pontos ao longo do texto:

  1. Contabilidade
  2. Gestão e Organização do Escritório de Advocacia
  3. Automação dos Processos
  4. Marketing Jurídico 

Contabilidade

Antes de falarmos sobre a importância de cuidar da vida financeira, precisamos salientar que é muito mais vantajoso abrir um escritório de advocacia próprio do que atuar como autônomo.

Já houve um tempo em que os advogados preferiam atuar de forma independente ao invés de formarem uma sociedade. A justificativa era que a formalização como Pessoa Jurídica acarretaria no aumento de impostos.

Com as novas formas de legalização autorizadas pela OAB, vários advogados mudaram a opinião. Afinal de contas, ser um profissional autônomo não representa pagar menos tributos. É preciso recolher Imposto de Renda – 22,5% sobre os seus ganhos – e contribuir com o INSS – cerca de 20% sobre sua remuneração.

Já o percentual a ser recolhido pelo advogado empregado varia entre 8% e 11%, e o percentual a ser recolhido pelo empreendedor é de 11% sobre o pró-labore. Vale lembrar também que o administrador da sociedade de advogados pode até ser isento se seu pró-labore não for de alto valor. Ainda que não seja administrador, o sócio está isento do pagamento de IR sobre a retirada de lucro, independentemente do valor.

Dessa forma, um advogado autônomo chega a pagar 42,5% de sua remuneração. Enquanto isso, um escritório de advocacia paga o percentual máximo de 16,85% sobre o faturamento bruto pela tabela do Simples Nacional – isso se o faturamento for superior a R$3,5 milhões anuais. Em escritórios menores, o percentual a ser pago pode ser de apenas 4,5%.

A sociedade simples é constituída para prestar serviços de natureza técnica ou intelectual (como a advocatícia), formada por pelo menos dois sócios. A permissão legal para a inscrição desse tipo de sociedade do Simples Nacional facilitou e incentivou a formalização dos escritórios de advocacia.

A sociedade unipessoal, por sua vez, é aquela formada por apenas um advogado. É uma empresa individual para advogados que não desejam se associar a outros profissionais. Ela também pode aderir ao Simples Nacional, o que facilita o recolhimento dos impostos.

Independente se o advogado optar pela sociedade simples ou unipessoal, é fundamental cuidar da contabilidade. É preciso separar as receitas de honorários e aquelas oriundas de valores de processos judiciais e acordos extrajudiciais. Afinal de contas, a confusão entre essas contas pode implicar o pagamentos de impostos indevidos e multas. A desorganização financeira também pode levar a uma escrituração contábil equivocada, e consequentemente, à autuação pelos órgãos de fiscalização.

As classificações e os lançamentos corretos garantem o pagamento dos impostos, dos custos fixos e variáveis, garantindo sempre a lucratividade, que é o objetivo de qualquer empresa.

Gestão e Organização do Escritório de Advocacia

Tecnologia

A gestão é garantia de produtividade. Os advogados devem produzir mais, em menos tempo, sem aumentar o valor dos gastos. Para que isso aconteça, é essencial cuidar da organização do escritório.

A principal forma de aumentar a produtividade é investir em tecnologias. Já falamos especificamente sobre elas nesse artigo. É fundamental que o escritório conte um bom software jurídico para gerenciar a rotina, concentrar informações e controlar tarefas de cada profissional e o prazo das mesmas. Além, é claro, de facilitar a comunicação interna. Assim, o advogado terá mais tempo de dedicar ao trabalho jurídico especificamente.

O escritório também pode contar com um software que auxilie no controle financeiro: fluxo de caixa, emissão de boletos, faturas e notas fiscais. O gerenciamento do setor financeiro por meio de software é muito mais prático e dificulta possíveis fraudes ao tornar o processo mais transparente.

Outra tecnologia que ajuda bastante a produtividade é o software que fornece recortes de publicações dos diversos diários eletrônicos jurídicos do país. O advogado escolhe quais informações deseja receber e a ferramenta envia todo o material, agrupando de acordo com as orientações de quem solicitou. Tudo fica armazenado na nuvem, podendo ser acessado de qualquer dispositivo em qualquer lugar do mundo.

O uso de aplicativo de calendários e agendas também facilita a organização do dia a dia, alertando sobre possíveis tarefas inacabadas ou mesmo tarefas urgentes. Já as videoconferências são essenciais para agilizar questões mais simples entre o advogado e seu cliente. Essas tecnologias permitem que as pessoas se reúnam de qualquer lugar. É só ter um computador, celular ou tablet com acesso à internet. Uma dessas ferramentas é a GoToMeeting, que permite o compartilhamento de áudio e vídeo no momento do encontro, sem a necessidade de download.

Processos

Além da tecnologia, o escritório pode garantir a produtividade por meio de algumas políticas internas. Uma dessas práticas pode ser limitar o acesso às redes sociais. Os minutinhos gastos no Instagram e Youtube tomam um tempo enorme na jornada de trabalho do advogado. O escritório pode definir os horários de acesso: intervalos para o café e durante o almoço.

As metas também são estratégias super eficazes para garantir a produtividade. Elas pode ser curtas (um dia), média (uma semana ou um mês) e a longo prazo (um trimestre ou semestre). Um exemplo de meta de curto prazo é preparar uma quantidade X de defesas por dia. Essa é, ainda, uma forma de demonstrar para o advogado o que o escritório espera dele.

Automação dos Processos

Em um mercado super competitivo como o jurídico, é preciso investir na gestão por meio da automação de processos típicos dos seu escritório.

Essa estratégia envolve a otimização de espaço e de tempo com o objetivo de modernizar o trabalho, aumentar a produtividade e deixar os advogados livres para exercerem com qualidade sua principal função: a representação do seu cliente.

]O primeiro passo é, portanto, identificar quais processos podem ser automatizados. Por processo, entende-se todo fluxo de trabalho que se repete no dia-a-dia para realizar determinadas atividades. Você vai perceber que existem vários processos próprios da atividade que podem ser automatizadas: pesquisa de intimações publicadas, acompanhamento de publicações em geral, controle de prazos, definição de serviços forenses, comunicação interna e divisão de tarefas. Até as tarefas gerenciais como marketing, relacionamento com o cliente e controle financeiro também podem ser automatizadas.

Posteriormente, você deverá analisar quais as tecnologias existentes no mercado são essenciais para o seu escritório. É importante avaliar as funcionalidades dos softwares jurídicos disponíveis no mercado e optar por aquele que terá um impacto mais positivo na sua rotina de trabalho.

O software jurídico permite que as atividades sejam realizadas online e que os arquivos fiquem armazenados em nuvem. As informações também ficam centralizadas em uma única plataforma, o que faz com que toda a equipe tenha uma visão dos compromissos, das tarefas e dos prazos – inclusive os gestores. Isso facilita a delegação de tarefas, assim como o controle do que está sendo feito. O gestor pode analisar o trabalho desempenhado por cada colaborador, quem cumpre e quem não está cumprindo sua função. É possível também criar grupos de trabalho em casos específicos, com compartilhamento de materiais e comunicação direta entre os integrantes.

Com a automação dos processos, os advogados deixam de gastar tempo pesquisando intimações, controlando prazos, organizando a agenda e fazendo relatório. Com essa economia de tempo, eles se dedicam ao estudo de processos e elaboração de teses jurídicas petições. Assim, além de mais organização, há ganho de produtividade e de rentabilidade.

Marketing Jurídico

Os advogados sabem que o marketing jurídico encontra algumas restrições impostas pelo Código de Ética e Disciplina da OAB. Mas restrição não significa proibir.

Os escritórios não podem anunciar em veículos de massa, como rádio e televisão, assim como em outdoor. Por outro lado, podem e devem participar de eventos jurídicos e, neles, promover seus serviços.

Outras restrições visam assegurar a sobriedade da profissão, sendo proibido o uso de linguagem comercial como “ligue agora” e “venha conferir”. Além disso, não é permitido divulgar preços de serviços jurídicos e usar fotos dos prédios dos tribunais. Os escritórios de advocacia também não podem oferecer consultas gratuitas.

Existem, entretanto, diversas estratégias de marketing digital jurídico que podem ser adotadas para prospectar clientes. Uma delas é o marketing de conteúdo, que consiste na produção de conteúdos relevante. Isso significa redigir textos de linguagem acessível com temas de interesse dos potenciais clientes e publicá-los em blogs e sites do próprio escritório ou advogado.

O marketing de conteúdo, além de autorizado pela OAB, ajuda a construir a imagem do escritório e a se aproximar dos possíveis clientes. Sempre que o interessado buscar mais informações sobre determinado assunto, encontrará um texto ou artigo vinculado aquele escritório que adota esse tipo de estratégia. Isso ajuda a fortalecer a credibilidade, tornando-se autoridade no meio jurídico. O visual adotado pelo escritório no ambiente digital também deve ser atrativo. Uma imagem ruim ou mal pensada pode passar a impressão de desleixo.

Os anúncios online, em páginas como Google e nas redes sociais, atraem visitantes aos seu blog e site, aumentando o número de clientes em potencial. Ao levar o nome do seu escritório para pessoas que não conhecem seu trabalho, elas podem precisar de seus serviços no futuro e requisitá-lo.

Outra forma de marketing permitida pela OAB é a participação em canais especializados na internet. O escritório pode oferecer os serviços jurídicos e ainda se conectar com outros profissionais da mesma forma que acontece a participação em eventos jurídicos.

Os eventos, por sua vez, são uma ótima forma de se relacionar com outros profissionais da área e ganhar notoriedade. Além de frequentá-los como ouvinte, você pode palestrar em feiras, eventos e faculdades.

É fundamental que o escritório de advocacia invista no marketing jurídico para alcançar o maior número possível de potenciais clientes. Além disso, também permite que os advogados se concentrem mais no seu trabalho do que em captar novos clientes. Uma ótima dica nessas horas é contar com profissionais competentes de marketing para alcançar resultados ainda mais expressivos sem precisar se preocupar com a implementação da estratégia.

Gestão e organização do escritório de Advocacia
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2018-03-15T00:12:40+00:00 Março 15th, 2018|Escritório|0 Comentários

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